Что такое TMS-система и какая подойдет вашему бизнесу?

TMS, программа, транспорт, перевозки, курьерская доставка

Организовать логистику в компании можно несколькими способами. Одни по старинке используют электронные таблицы, другие — ERP-системы. Проблема в том, что даже функциональности таких систем часто недостаточно для решения всех задач по грузоперевозкам.

В такой ситуации оптимальным выходом является интеграция ERP-системы с TMS— transportation management system — системой управления перевозками. Что представляют собой TMS-системы и на что обратить внимание, чтобы выбрать подходящую именно для ваших задач — об этом пойдет речь в статье.

Зачем нужны и что могут системы TMS?

TMS-система — крайне важный элемент управления грузоперевозками. Это совокупность инструментов, которые помогают участникам грузоперевозок автоматизировать логистику и существенно снизить расходы времени и средств на их осуществление. Важно понимать, что на дворе 20-й год и

Функциональная TMS позволяет компании:

  • оптимизировать многие логистические процессы. Так, некоторые TMS могут самостоятельно выбирать перевозчика с учетом типа груза, предыдущего опыта сотрудничества, а аукционная схема работы, снижает стоимость перевозки;
  • вести учет ФОТа менеджеров и водителей;
  • вести учет затратной части в рейсе или ремонта автомобиля;
  • следить за местонахождением груза. Кроме классического GPS-отслеживания, уже почти обязательным и кстати, наименее затратным, стало отслеживание через водительское приложение. Это позволяет передавать все данные по маршруту без лишних звонков;
  • строить оптимальные маршруты если присутствует множество адресов доставки;
  • синхронизировать и консолидировать всю информацию в одном месте. Если компании приходится одновременно следить за 10-ю и более точками, отправляющими по 10 грузов каждую неделю, то ей необходимо формировать по 100 пакетов документации. TMS формирует автоматические отчеты, и все необходимые документы. Также система постоянно анализирует внесенную в нее информацию и выявляет ошибки, любые несоответствия.

Что нужно, чтобы правильно выбрать TMS-систему?

Выбор масштабного, ключевого для бизнеса программного решения — задача не из легких. Это как графический редактор для дизайнера или 1С для бухгалтера: лидирующих конкурентов несколько, каждый выделяет для себя их преимущества и недостатки самостоятельно. Но все еще сложнее в вопросах интеграции нескольких систем.

Сразу сложно оценить финансовые затраты, поскольку не ясно, каким будет результат на практике. Не менее трудно оценить затраты времени — сроки, которые называет разработчик. Отсюда начинают возникать недопонимания.

Представители транспортной компании часто далеки от IT-сферы. Они формулируют требования к программным решениям своими словами. Но разработчик далеко не всегда погружен в транспортный бизнес и понимает их по-своему. Чтобы недопонимания не привели к тому, что ПО не поможет решать задачи, для которых оно разрабатывалось:

  • программист проводит исследование с целью разобраться, подойдет ли его решение для потребностей грузоперевозчика, а затем рассчитывает стоимость и сроки разработки;
  • грузоперевозчик ставит перед IT-отделом (собственным или на аутсорсинге) задачу сформулировать подробно и понятно задачу разработчику ПО.

Эти способы помогут решить проблему недопонимания между заказчиком и исполнителем, но требуют довольно много времени и средств.

Какие критерии стоит учитывать при выборе TMS-системы?

Сегодня в сфере логистики используется множество систем TMS. Это как мировые гиганты (например, Oracle, SAP), так и начинающие стартапы. Число новинок стремительно увеличивается, поэтому мы рекомендуем делать выбор не по известности бренда, а в зависимости от функциональных возможностей системы, которые должны полностью или с запасом на перспективу покрывать потребности компании.

5 ключевых критериев, на которые стоит обращать внимание:

  1. Облачные сервисы для хранения данных

Актуальные высокотехнологичные TMS-системы используют «облака». Это обеспечивает не только надежное хранение данных, но и позволяет оперативно обмениваться данными, получать доступ к ним всем участникам грузоперевозки. При этом сведения быстро синхронизируются, вся работа по транспортировке (от разработки маршрута до доставки груза в нужную точку) становится прозрачной.

Важно! До того, как определиться с выбором ТMS, проверьте, чтобы ее серверы находились исключительно территории РФ — это важное требование действующего законодательства. Иначе у вас могут появиться неприятности при первой проверке контролирующих органов.

  1. Гибкость и масштабируемость

TMS-система не может быть «коробочным» решением, полностью готовым к внедрению и запуску. У каждого грузоперевозчика есть своя специфика в бизнесе, особенности, поэтому одно и то же решение не подойдет двум компаниям, которые, казалось бы, занимаются одним и тем же. А одна система TMS может работать на них абсолютно по-разному.

При выборе TMS, обязательно уточняйте у программиста, готов ли он настроить или изменить ее под ваши конкретные потребности.

Еще один важный аспект, чтобы разработчик был готов постоянно менять свое ПО после внедрения, потому что некоторые из них предлагают только внедрение и минимальные доработки на начальном этапе. Затем они оставляют компанию, а исходники хранят у себя.

Важно, чтобы ваш разработчик был готов поддерживать вас даже тогда, когда ваши задачи изменятся, бизнес масштабируется, в противном случае вы не сможете поменять функциональность системы, придется покупать новую.

  1. Стандартный функционал

Этот пункт продолжает предыдущий. Важно обращать внимание, какую исходную функциональности системы готовы предложить разработчики. Если изначально он сильно ограничен — не факт, что они смогут его кардинально изменить, и чтобы все функции при этом работали полноценно, например, с такой задачей, как внедрение нового модуля, разработчик может не справиться только потому, что ему не приходилось сталкиваться с такой задачей, потому что раньше без него обходились все заказчики.

Поясним на примере: одна из ключевых опций современной TMS – маршрутизация. Но далеко не все разработчики предлагают ее «из коробки», а устанавливают вместо этого простое отслеживание передвижения груза. Однако такое решение не позволяет строить эффективные логистические маршруты, не дает возможности перестраивать их из-за каких-то непредвиденных проблем. Также без маршрутизации невозможно рассчитать и оптимизировать расход топлива.

  1. Компетентность сотрудников

Очень важно, чтобы программисты TMS-системы понимали не только то, как работает их продукт, но и как функционируют бизнес-процессы заказчика. В противном случае, недопонимание может обойтись клиенту дорого.

Допустим, логистическому отделу необходима статистика, он собирает информацию обо всех брендах, хранит счета, акты и тому подобное. Если разработчик TMS не понял этой потребности клиента и предложил ему систему без возможности такой детализации — все стороны в проигрыше, даже если такая функция будет доработана позже — это как минимум потеря времени для заказчика, но чаще — и средств тоже.

  1. Время доработки и сроки внедрения

Интеграция TMS-системы — уже не такой длительный и сложный процесс. При этом любой компании на первый взгляд кажется, что чем раньше начнет работать новая функциональная система, тем лучше и прибыльнее. Но тут важнее настроить все процессы, а не сделать половину автоматизации, тогда и результат будет такой же.

Если выбранному вами разработчику, чтобы настроить и внедрить систему нужно 1-2 недели или еще меньше времени — скорее всего вы получите решение «из коробки», не настроенное под индивидуальные задачи вашего бизнеса. Такой разработчик не станет погружаться в особенности работы вашей компании.

Обратная ситуация тоже не очень хороша, если интеграция займет год, за это время бизнес может существенно потерять показатели, да и разработчик, называющий такие сроки либо слишком загружен и не уделит достаточного внимания вашей компании, либо он не знает (в первый раз сталкивается), как реализовать ваши задачи и будет разбираться с этим по ходу. Оптимально, если программист справится за 4-5 недель.

Так какую TMS все-таки стоит выбрать?

TMS, использующих «облака» в РФ не так много. Одна из востребованных — ЯКурьер TMS4.0. Это комплексное решение для автоматизации всех логистических процессов в компании, которое подходит всем участникам рынка грузоперевозок. В отличие от «коробочных» систем, ЯКурьер тонко настраивается под задачи и особенности деятельности компании. Все базовые и не базовые опции включены, от отслеживания до облачного обмена данными.

Система основана на работе взаимосвязанного мобильного приложения и личного кабинета. Позволяет привлекать к сотрудничеству внешних перевозчиков и формировать, отслеживать их логистику. ЯКурьер — это мультифункциональная платформа, возможности которой для сферы грузоперевозок уже сейчас не ограничены, но сервис развивается постоянно.